Capitulo 1: Conceptos del registro
El registro de entrada y salida cumple varias funciones esenciales:
- Acreditacion: Deja constancia oficial de que un documento ha sido recibido o enviado
- Fechado: Establece la fecha oficial de recepcion o envio (importante para plazos)
- Trazabilidad: Permite seguir el recorrido de un documento
- Archivo: Facilita la localizacion posterior de documentos
Tipos de asiento
- Entrada: Documentos recibidos de ciudadanos, otras administraciones, juzgados, etc.
- Salida: Documentos enviados desde la Jefatura a destinatarios externos
- Interno: Documentos entre unidades de la propia Jefatura (opcional)
Capitulo 2: Registro de entrada
Cuando llega un documento a la Jefatura, debe registrarse inmediatamente:
- Registro > Nueva entrada
- Fecha y hora: Se completa automaticamente con el momento actual
- Remitente: Quien envia el documento (ciudadano, juzgado, otra administracion)
- Tipo de documento: Escrito, solicitud, recurso, notificacion, etc.
- Asunto: Breve descripcion del contenido
- Expediente: Vincular al expediente si existe (opcional)
- Destino interno: Unidad o persona a quien se dirige
- Documento: Escanear o adjuntar el documento en PDF
- Guardar: Se genera numero de registro (E-2026-XXXXX)
Sellado del documento
Al registrar, puede imprimir una etiqueta adhesiva con el numero de registro, fecha y hora para pegar en el documento fisico. Tambien puede estampar digitalmente el sello en el PDF adjunto.